رفتن به محتوا
ARTINEXT

خدمت · تهران · حضوری یا ریموت

اتوماسیون اداری و مدیریتی در تهران

هوشمندسازی فرآیند کاری، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و داشبوردهای درون‌شبکه برای شرکت‌ها و دفاتر فنی تهران. استودیو نیز در تهران است، در نتیجه فرآیند در همان محلی که انجام می‌شود بررسی می‌شود و افرادی که آن را پیش می‌برند، در طراحی آن حضور دارند.

۰۱، دفاتر تهران چه می‌خواهند

هوشمندسازی فرآیند کاری از کجا شروع می‌شود

بیشترین تمرکز دفاتر فنی کشور در تهران است و تقریباً همه‌ی آن‌ها یکی از این سه نیاز را دارند. نوع نیاز شما تعیین می‌کند کار از کجا شروع شود.

زنجیره‌ی تأیید در پیام‌رسان

درخواست در یک‌جا مطرح می‌شود، در جای دیگر تأیید می‌گیرد و در جای سوم ثبت می‌شود، اگر اصلاً ثبت شود. شش ماه بعد مشخص نیست چه کسی چه چیزی را تأیید کرده است، زیرا پاسخ در یک گروه پیام‌رسان باقی مانده است.

مالی، پروژه و درایو، سه نسخه‌ی متفاوت از یک داده

هرکدام با معیار خود درست‌اند، اما میان آن‌ها یک نفر داده‌ها را دوباره تایپ می‌کند. در نتیجه شماره‌ی پروژه، شماره‌ی فاکتور و نسخه‌ی نقشه‌ی بایگانی‌شده، سه اطلاعات متفاوت درباره‌ی یک کار هستند.

وضعیتی که فقط با پرسش مدیر مشخص می‌شود

تا زمانی که کسی اطلاعات را جمع‌آوری نکند، وضعیت کار مشخص نیست و این کار هر بار به نزدیک‌ترین فرد سپرده می‌شود و یک بعدازظهر از وقت او را می‌گیرد. گزارش نهایی نیز در زمان ارسال، دیگر به‌روز نیست.

۰۲، کار انجام‌شده

یک ساختار، دو دفتر

وضعیت پروژه‌ها، اسناد و مکاتبات در یک صفحه، به‌جای چهار فایل جداگانه. دو نمونه، هرکدام به زبان خود.

ARCLINKورود
صفحه‌ی ورود آرک‌لینک به فارسی، با فرم ورود در یک سمت و تصویر پروژه در سمت دیگرمیز کار آرک‌لینک با کارت پروژه‌ی منتخب، شمارنده‌ی پروژه‌های فعال و اسناد، آخرین مکاتبات و موعدهای نزدیکفهرست پروژه‌های آرک‌لینک با مرحله، مدیر پروژه و درصد پیشرفت، و پنل جزئیات در کنار آنبایگانی اسناد آرک‌لینک با نوع سند، پروژه، تاریخ ثبت و وضعیت بررسی

ورود به فضای کاری دفتر

۱ / ۴

اتوماسیون اداری، فارسی

داشبورد داخلی یک دفتر فنی فارسی‌زبان، شامل ورود، میز کار، فهرست پروژه‌ها و بایگانی اسناد. طراحی از ابتدا راست‌به‌چپ و با تقویم شمسی و اعداد فارسی انجام شده است.

هر سند وضعیت و نسخه‌ی مشخص دارد و به پروژه‌ی خود متصل است، در نتیجه جای هر سند بدون پرسیدن از دیگران مشخص است.

زبان
فارسی · راست‌به‌چپ
صفحه‌ها
چهار
اجرا در
مرورگر

داده‌های این تصویرها نمایشی است؛ هیچ پروژه، سند یا نامی در آن‌ها واقعی نیست.

۰۳، بودن در تهران چه چیزی را عوض می‌کند

موفقیت اتوماسیون به افراد بستگی دارد

مرحله‌ی ساخت، فارغ از محل استقرار، یکسان است. حضور در یک شهر چهار مورد را تغییر می‌دهد و هر چهار به افرادی مربوط است که کار از آن‌ها عبور می‌کند، نه به کد.

فرآیند دیده می‌شود، نه تعریف

رویه‌ای که توضیح داده می‌شود و آنچه ساعت چهار بعدازظهر روز تحویل انجام می‌شود، دو رویه‌ی متفاوت‌اند. یک روز حضور در دفتر، رویه‌ی دوم را نشان می‌دهد، اما تماس تلفنی همیشه رویه‌ی اول را.

مالکیت هر مرحله در جلسه‌ی حضوری مشخص می‌شود

هر روندی که از سه نفر عبور می‌کند، مرحله‌ای دارد که دو نفر خود را مسئول آن می‌دانند. این اختلاف پیش از اتوماسیون وجود داشته و در گروه پیام‌رسان حل نمی‌شود، اما یک ساعت جلسه‌ی حضوری آن را حل می‌کند.

روی شبکه‌ی خودتان نصب می‌شود

بیشتر دفاتر تهران ترجیح می‌دهند سامانه روی سرور خودشان راه‌اندازی شود. نصب روی همان دستگاه و با همان دسترسی‌ها، در یک شهر یک بعدازظهر زمان می‌برد و از راه دور، یک جلسه‌ی طولانی ریموت.

آموزش حضوری

اتوماسیون را کارمندان کنار می‌گذارند، نه مدیری که آن را خریده است. حضور کنار افرادی که در هفته‌ی اول با سامانه کار می‌کنند، از هر راهنمای مکتوبی مؤثرتر است و در تهران، تنها یک بعدازظهر زمان می‌برد.

هیچ‌کدام از این موارد الزامی نیست. بسیاری از این پروژه‌ها کاملاً ریموت پیش می‌روند و فرآیند در هر دو حالت یکسان است؛ حضوری‌بودن یک امکان است، نه یک شرط.

۰۴، فرآیند

کشف، تعریف، ساخت، تکامل

چهار مرحله، با تمرکز بر حذف بیشترین ریسک در دو مرحله‌ی نخست.

کشف

جریان کاری را بررسی می‌کنیم، نه نسخه‌ی مستندشده‌ی آن را. می‌بینیم چه چیزی به‌صورت دستی انجام می‌شود، چه کسی آن را انجام می‌دهد و خطاها معمولاً در کجا رخ می‌دهند.

تعریف

پیش از پیشنهاد هر ابزار، مسئله به‌طور کامل صورت‌بندی می‌شود و معیارهای مشخصی برای ارزیابی موفقیت آن در مراحل اجرا و پس از آن تعیین می‌شود.

ساخت

راهکار بر اساس استانداردها و نیازهای واقعی کاربران شما ساخته می‌شود. هر لایه‌ی پیچیدگی باید ضرورت نیاز و ارزش خود را ثابت کند.

تکامل

سامانه‌ها به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که هم‌زمان با رشد و تغییر کار شما، قابلیت پیشرفت و تطبیق داشته باشند، تا خود ابزار به مانعی در مسیر بعدی شما تبدیل نشود.

۰۵، پرسش‌ها

پیش از آنکه برایمان بنویسید

می‌توانید به دفتر ما بیایید؟

بله، برای مرحله‌هایی که حضور در آن‌ها نتیجه را تغییر می‌دهد، یعنی بررسی فرآیند، جلسه‌ی تعیین مالکیت مراحل، نصب و هفته‌ی اول استفاده. مرحله‌ی ساخت با حضور در دفتر بهتر نمی‌شود، به همین دلیل هزینه‌ی حضوری برای آن در نظر گرفته نمی‌شود.

این خدمت به رویت نیاز دارد؟

نه. موضوع، کاری است که میان نرم‌افزارهای شما انجام می‌شود، هر نرم‌افزاری که باشد، مانند اکسل، سامانه‌ی مالی، یک درایو مشترک یا فرمی که کسی پر می‌کند. هیچ‌کدام از دو داشبورد بالا داخل نرم‌افزار مهندسی اجرا نمی‌شوند و در مرورگر باز می‌شوند. ط®ظˆط¯ع©ط§ط±ط³ط§ط²غŒ ط¯ط± ط³ظ…طھ ط±ظˆغŒطھ ظ…ظˆط¶ظˆط¹ ط¬ط¯ط§ع¯ط§ظ†ظ‡â€Œط§غŒ ط§ط³طھ ظˆ ط¯ط± ظ†ظˆط´طھظ‡â€ŒغŒ طھظˆط³ط¹ظ‡ ط§ط³ع©ط±غŒظ¾طھ ط§ط®طھطµط§طµغŒ Dynamo ط¨ط±ط±ط³غŒ ط´ط¯ظ‡ ط§ط³طھ.

باید نرم‌افزارهای فعلی را کنار بگذاریم؟

معمولاً نه، و پیشنهاد ما نیز همین نیست. جایگزینی سامانه‌ای که کار می‌کند، پرهزینه‌ترین راه برای رفع یک انتقال ناقص داده است. راه‌حل کم‌هزینه‌تر تقریباً همیشه این است که همان سامانه‌های موجود، داده را به‌درستی منتقل کنند.

می‌شود روی سرور خودمان اجرا شود؟

بله، و برای بیشتر دفاتر تهران حالت پیش‌فرض همین است. محل اجرا در مرحله‌ی اول تعیین می‌شود، زیرا روش ساخت را تغییر می‌دهد.

هزینه چقدر است؟

فهرست قیمت ثابتی وجود ندارد، زیرا دو اتوماسیون با ظاهر مشابه ممکن است از نظر حجم کار تا ده برابر تفاوت داشته باشند. چهار عامل اندازه‌ی کار را تعیین می‌کنند که در صفحه‌ی اصلی اتوماسیون اداری و مدیریتی توضیح داده شده‌اند. پیش از تعریف کامل مسئله، برآوردی ارائه نمی‌شود.

فقط با شرکت‌های تهران کار می‌کنید؟

نه. استودیو در تهران مستقر است و با تیم‌ها در هر شهری به‌صورت ریموت کار می‌کند. این صفحه به این دلیل وجود دارد که حضور در یک شهر، مرحله‌ی اول و آخر کار را تغییر می‌دهد، نه اینکه شرط همکاری باشد.

۰۶، شروع

کدام مرحله از کار شما به یک نفر وابسته است؟

از فرآیند کاری‌تان بگویید، کجا زمان از دست می‌رود و کجا کار به یک نفر وابسته است. اگر لازم باشد فرآیند پیش از هر ساختی مستند شود، همان ابتدا می‌گوییم.

اگر فقط به‌دنبال نصب یک سامانه‌ی آماده هستید و نمی‌خواهید فرآیندتان بررسی شود، احتمالاً جای درستی نیامده‌اید.