رفتن به محتوا
ARTINEXT

خدمت · اتوماسیون اداری و مدیریتی · ریموت

اتوماسیون اداری و مدیریتی، از قرارداد تا تحویل

اتوماسیون و یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و داشبوردهای عملیاتی برای شرکت‌ها و دفاتر فنی. این‌جا حرف از طراحی نرم‌افزار نیست؛ حرف از همان زنجیره‌ی کاری شماست که هر هفته تکرار می‌شود و هر بار به یک نفر وابسته است.

۰۱، چرا اتوماسیون، و از کجا شروع شود

سه نشانه که فرآیند شما نیاز به اتوماسیون دارد

هر فرآیندی ارزش خودکارشدن ندارد و بعضی در شرایط فعلی خود کافی هستند. این سه نشانه مشخص می‌کنند کدام فرآیند برای اتوماسیون مناسب است و کدام ابتدا باید بررسی شود.

کار جابه‌جا نمی‌شود، دوباره تایپ می‌شود

خروجی یک سامانه، ورودی سامانه‌ی بعدی است و میان آن‌ها یک نفر همه‌چیز را به‌صورت دستی دوباره وارد می‌کند. نتیجه، عددی است که در سه فایل به سه شکل ثبت شده و مشخص نیست کدام درست است.

روند کار تجربه‌محور، نه مستند

همه می‌دانند کار چگونه پیش می‌رود، اما هیچ‌جا مستند نشده است. تا زمانی که فرآیند مکتوب نشود، نه می‌توان آن را بهینه و سپس خودکار کرد و نه می‌توان نشان داد کندی کار از کجاست. به همین دلیل، اولین گفت‌وگو معمولاً درباره‌ی فرآیند است، نه نرم‌افزار.

گزارش‌های روزانه، نشخوار زمانی

برای اینکه بدانید کار کجاست، یک نفر باید چهار فایل را باز کند و وضعیت فعلی را توضیح دهد. تا آن گزارش آماده شود وضعیت عوض شده؛ تصمیم بر اساس داده‌ای گرفته می‌شود که تاریخ انقضای آن گذشته است.

۰۲، کار انجام‌شده

یک ساختار، دو دفتر

وضعیت پروژه‌ها، اسناد و مکاتبات در یک صفحه، به‌جای چهار فایل جداگانه. دو نمونه، هرکدام به زبان خود.

ARCLINKورود
صفحه‌ی ورود آرک‌لینک به فارسی، با فرم ورود در یک سمت و تصویر پروژه در سمت دیگرمیز کار آرک‌لینک با کارت پروژه‌ی منتخب، شمارنده‌ی پروژه‌های فعال و اسناد، آخرین مکاتبات و موعدهای نزدیکفهرست پروژه‌های آرک‌لینک با مرحله، مدیر پروژه و درصد پیشرفت، و پنل جزئیات در کنار آنبایگانی اسناد آرک‌لینک با نوع سند، پروژه، تاریخ ثبت و وضعیت بررسی

ورود به فضای کاری دفتر

۱ / ۴

اتوماسیون اداری، فارسی

داشبورد داخلی یک دفتر فنی فارسی‌زبان، شامل ورود، میز کار، فهرست پروژه‌ها و بایگانی اسناد. طراحی از ابتدا راست‌به‌چپ و با تقویم شمسی و اعداد فارسی انجام شده است.

هر سند وضعیت و نسخه‌ی مشخص دارد و به پروژه‌ی خود متصل است، در نتیجه جای هر سند بدون پرسیدن از دیگران مشخص است.

زبان
فارسی · راست‌به‌چپ
صفحه‌ها
چهار
اجرا در
مرورگر

داده‌های این تصویرها نمایشی است؛ هیچ پروژه، سند یا نامی در آن‌ها واقعی نیست.

۰۳، چه چیزی اندازه را تعیین می‌کند

اندازه‌ی کار را فرآیند تعیین می‌کند، نه تعداد دکمه‌ها

فهرست قیمت ثابتی وجود ندارد، زیرا دو اتوماسیون با ظاهر مشابه ممکن است از نظر حجم کار تا ده برابر تفاوت داشته باشند. چهار عامل این تفاوت را ایجاد می‌کنند و هر چهار را نیز خودتان پیش از هر گفت‌وگویی می‌توانید بسنجید.

چقدر از فرآیند مستند است

رویه‌ای که به‌شکل یک سند وجود دارد، یعنی مشخصاتش آماده است. رویه‌ای که در ذهن سه نفر زندگی می‌کند، اول باید مستند و توافق شود و این استخراج، خود بخشی از کار است.

سامانه‌ها API دارند یا خیر

سامانه‌ای با API مستند، با یک بعدازظهر مطالعه قابل‌درک است. سامانه‌ای که خروجی فایل می‌دهد، قابل‌بررسی است. سامانه‌ای که فقط یک صفحه‌ی کاربری دارد و پشتیبانی فروشنده هم در دسترس نیست، یک لایه‌ی پیچیدگی اضافه دارد.

هدایت‌کننده‌ی روند چند نفر هستند

ابزاری برای یک نفر، می‌تواند ساده و بی‌پیچیدگی باشد. روند کاری‌ای که از سه نفر رد می‌شود، باید اختلاف‌نظر آن‌ها درباره‌ی مالکیت هر مرحله را نیز در نظر بگیرد؛ اختلافی که پیش از اتوماسیون وجود داشته و پس از آن هم باقی می‌ماند.

در پشت صحنه چه اتفاقی می‌افتد

کاری که جلوی چشم کاربر اجرا می‌شود، اگر خطا بدهد بلافاصله دیده می‌شود. کاری که در پشت صحنه و ساعت دو بامداد اجرا می‌شود، باید خطا را تشخیص دهد، اطلاع‌رسانی کند و داده را در وضعیتی نگه دارد که بشود ادامه‌اش داد یا ترمیمش کرد.

پیش از دو مرحله‌ی نخست، هیچ برآوردی ارائه نمی‌شود. عددی که پیش از تعریف کامل مسئله اعلام شود، تنها یک حدس است.

۰۴، فرآیند

کشف، تعریف، ساخت، تکامل

چهار مرحله، با تمرکز بر حذف بیشترین ریسک در دو مرحله‌ی نخست.

کشف

جریان کاری را بررسی می‌کنیم، نه نسخه‌ی مستندشده‌ی آن را. می‌بینیم چه چیزی به‌صورت دستی انجام می‌شود، چه کسی آن را انجام می‌دهد و خطاها معمولاً در کجا رخ می‌دهند.

تعریف

پیش از پیشنهاد هر ابزار، مسئله به‌طور کامل صورت‌بندی می‌شود و معیارهای مشخصی برای ارزیابی موفقیت آن در مراحل اجرا و پس از آن تعیین می‌شود.

ساخت

راهکار بر اساس استانداردها و نیازهای واقعی کاربران شما ساخته می‌شود. هر لایه‌ی پیچیدگی باید ضرورت نیاز و ارزش خود را ثابت کند.

تکامل

سامانه‌ها به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که هم‌زمان با رشد و تغییر کار شما، قابلیت پیشرفت و تطبیق داشته باشند، تا خود ابزار به مانعی در مسیر بعدی شما تبدیل نشود.

۰۵، پرسش‌ها

پیش از آنکه برایمان بنویسید

این خدمت به رویت نیاز دارد؟

نه. موضوع این صفحه کاری است که میان نرم‌افزارهای شما انجام می‌شود، هر نرم‌افزاری که باشد، مانند اکسل، خروجی یک سامانه‌ی ERP، یک درایو مشترک یا فرمی که کسی پر می‌کند. هیچ‌کدام از دو داشبورد بالا داخل نرم‌افزار مهندسی اجرا نمی‌شوند و در مرورگر باز می‌شوند. ط®ظˆط¯ع©ط§ط±ط³ط§ط²غŒ ط¯ط± ط³ظ…طھ ط±ظˆغŒطھ ظ…ظˆط¶ظˆط¹ ط¬ط¯ط§ع¯ط§ظ†ظ‡â€Œط§غŒ ط§ط³طھ ظˆ ط¯ط± ظ†ظˆط´طھظ‡â€ŒغŒ طھظˆط³ط¹ظ‡ ط§ط³ع©ط±غŒظ¾طھ ط§ط®طھطµط§طµغŒ Dynamo ط¨ط±ط±ط³غŒ ط´ط¯ظ‡ ط§ط³طھ.

باید نرم‌افزارهای فعلی را کنار بگذاریم؟

معمولاً نه، و پیشنهاد ما نیز همین نیست. جایگزینی سامانه‌ای که کار می‌کند، پرهزینه‌ترین راه برای رفع یک انتقال ناقص داده است. راه‌حل کم‌هزینه‌تر تقریباً همیشه این است که همان سامانه‌های موجود، داده را به‌درستی منتقل کنند؛ حتی زمانی که ساخت از نو برای ما پروژه‌ی بزرگ‌تری باشد.

اگر سال آینده فرآیند عوض شود چه؟

فرآیندها تغییر می‌کنند، به همین دلیل بخش‌های متغیر از بخش‌های ثابت جدا نگه داشته می‌شوند. قواعدی که ممکن است تغییر کنند، مانند یک حد آستانه، یک تأییدکننده یا یک الگوی نام‌گذاری، در تنظیماتی قرار می‌گیرند که بدون بازکردن کد قابل‌ویرایش باشد. هر قاعده‌ای که به‌جای تنظیمات در کد ثابت شود، بعداً هزینه‌ی اضافه ایجاد می‌کند. ظ…ع©طھظˆط¨â€Œع©ط±ط¯ظ† ظپط±ط¢غŒظ†ط¯ ظ¾غŒط´ ط§ط² ط®ظˆط¯ع©ط§ط±ط³ط§ط²غŒطŒ ط¯ط± ظ†ظˆط´طھظ‡â€ŒغŒ ظ‡ظˆط´ظ…ظ†ط¯ط³ط§ط²غŒ ظپط±ط¢غŒظ†ط¯ ع©ط§ط±غŒ ط¨ط±ط±ط³غŒ ط´ط¯ظ‡ ط§ط³طھ.

کجا اجرا می‌شود و داده کجا می‌ماند؟

همان‌جا که داده مجاز به نگهداری است. این موضوع در مرحله‌ی اول تعیین می‌شود؛ بعضی دفاتر فقط روی سیستم‌های خود امکان اجرا دارند، بعضی از قبل سرور دارند و برای بعضی، قرارداد کارفرما تکلیف را مشخص کرده است. پاسخ این پرسش روش ساخت را تغییر می‌دهد، به همین دلیل در ابتدای کار مطرح می‌شود.

مالکیت آنچه ساخته می‌شود با کیست؟

با شما. این کد، فرآیند کاری خود شماست و باید کاملاً در اختیار شما باشد. سورس کد و راهنمای ساخت تحویل داده می‌شود.

با تیم‌های خارج از ایران هم کار می‌کنید؟

بله. استودیو در ایران مستقر است و به‌صورت ریموت کار می‌کند. بیشتر پروژه‌ها، فارغ از محل استقرار تیم، به همین شکل پیش می‌روند.

۰۶، شروع

کدام مرحله از کار شما به یک نفر وابسته است؟

از فرآیند کاری‌تان بگویید، کجا زمان از دست می‌رود و کجا کار به یک نفر وابسته است. اگر لازم باشد فرآیند پیش از هر ساختی مستند شود، همان ابتدا می‌گوییم.

اگر فقط به‌دنبال نصب یک سامانه‌ی آماده هستید و نمی‌خواهید فرآیندتان بررسی شود، احتمالاً جای درستی نیامده‌اید.