دیجیتالی‌سازی شرکت‌های فنی و مهندسی، از نقطه‌ی شروع تا سنجش استفاده‌ی واقعی

پیش از هر تصمیمی درباره‌ی نرم‌افزار، فهرستی از جاهایی تهیه می‌شود که یک داده‌ی مشخص بیش از یک‌بار به‌صورت دستی وارد می‌شود. در یک شرکت مهندسی این فهرست معمولاً آشناست: شماره‌ی پروژه در جدول ساعت کار، صورت‌حساب و فهرست نقشه‌ها؛ بارهایی که از مدل تحلیل به Excel و سپس به گزارش محاسبات منتقل می‌شوند؛ مشاهدات کارگاهی که روی کاغذ نوشته، در ایمیل تایپ و سپس در گزارش هفتگی دوباره وارد می‌شوند.

هر سطر این فهرست محلی است که داده در آن قدیمی می‌شود یا با خطا وارد می‌شود و هرکدام یک گزینه برای شروع است. همین فهرست نشان می‌دهد کدام سامانه‌ها پیش از بقیه باید به یکدیگر متصل شوند. مقاله‌ی مشاوره یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و داده‌ها این بخش را با جزئیات توضیح می‌دهد.

هزینه‌ی این مسئله اندازه‌گیری شده است. مطالعه‌ی Autodesk و FMI با نظرسنجی از بیش از ۳٬۹۰۰ متخصص صنعت ساخت برآورد کرد که داده‌های نادرست، ناقص، غیرقابل‌دسترس، ناسازگار یا دیرهنگام ممکن است در سال ۲۰۲۰ حدود ۱٫۸۵ تریلیون دلار برای صنعت ساخت جهانی هزینه داشته باشند. پیش از آن نیز NIST هزینه‌ی ناسازگاری نرم‌افزارها در صنعت تأسیسات سرمایه‌ای آمریکا را برای سال ۲۰۰۲، ۱۵٫۸ میلیارد دلار برآورد کرده بود.

خرید یک پلتفرم پیش از مستندسازی فرآیند، فرآیند فعلی را همراه با تمام ایرادهایش وارد سامانه‌ای می‌کند که تغییر آن از فایل Excel قبلی دشوارتر است.

فرآیند همان‌گونه که امروز اجرا می‌شود نوشته می‌شود، نه آن‌گونه که در دستورالعمل کیفیت آمده است: چه کسی آن را آغاز می‌کند، به چه اطلاعاتی نیاز دارد، چه کسی تأیید می‌کند، کار در کجا منتظر می‌ماند و چه خروجی‌ای تحویل می‌شود. نقاط انتظار معمولاً همان جاهایی هستند که زمان از دست می‌رود. مقاله‌ی هوشمندسازی فرآیند کاری در صنعت ساختمان انتخاب اولین فرآیند را توضیح می‌دهد.

پژوهش مؤسسه‌ی bidt درباره‌ی شرکت‌های مهندسی نشان می‌دهد تحول دیجیتال و هویت سازمانی به یکدیگر وابسته‌اند و افزایش جایگاه تخصص نرم‌افزاری در شرکت ممکن است برای مهندسان به تهدیدی برای هویت حرفه‌ای آن‌ها تبدیل شود.

در عمل، این یعنی مهندسانی که کار را انجام می‌دهند باید در شکل‌دادن به ابزارها نقش داشته باشند، نه اینکه فقط آن‌ها را تحویل بگیرند. یک کنترل طراحی که در نرم‌افزار پیاده‌سازی شده، همچنان یک تصمیم مهندسی است و به مهندسی نیاز دارد که مسئولیت آن را بپذیرد.

همان پژوهش از توازنی دشوار میان مشارکت و رهبری سخن می‌گوید. افرادی که کار را انجام می‌دهند در تعریف مسئله مشارکت می‌کنند و یک نفر درباره‌ی آنچه ساخته می‌شود تصمیم می‌گیرد. ابزاری که با اجماع یک کمیته طراحی شود، معمولاً به یک فرم تبدیل می‌شود.

بیشتر نیازهای یک شرکت پیش از این به‌صورت نرم‌افزار وجود دارند. پرسش اصلی این است که کدام بخش‌ها وجود ندارند:

• نرم‌افزار آماده برای کارهایی که همه‌ی شرکت‌ها به یک شکل انجام می‌دهند: حسابداری، ایمیل، ذخیره‌سازی فایل‌ها و ثبت ساعت کار.
• نرم‌افزار پیکربندی‌شده برای کارهایی که هر شرکت با تفاوت‌های کوچک انجام می‌دهد: پلتفرم مدیریت پروژه یا سامانه‌ی کنترل مدارک که بر اساس وضعیت‌ها و مراحل تأیید خود شرکت تنظیم می‌شود.
• نرم‌افزار اختصاصی برای کارهایی که فقط این شرکت انجام می‌دهد، یا به شیوه‌ای انجام می‌دهد که مزیت آن محسوب می‌شود: کنترل‌های طراحی، گزارش‌های محاسبات و ارتباط میان مدل‌های تحلیل و نقشه‌ها.

توسعه نرم‌افزار اختصاصی برای شرکت ساختمانی در گروه سوم نتیجه می‌دهد. شروع با یک نمونه‌ی اولیه که روی پروژه‌های واقعی تست شود، پیش از سرمایه‌گذاری کامل، در مقاله‌ی ساخت MVP برای ابزار داخلی توضیح داده شده است.

سامانه‌ای که نصب شده و کسی از آن استفاده نمی‌کند، رایج‌ترین نتیجه است و دیدن آن از همه دشوارتر است، زیرا گزارش لایسنس‌ها همه‌چیز را عادی نشان می‌دهد. به‌جای آن، تغییری که در خود کار ایجاد شده سنجیده می‌شود:

• تعداد افرادی که در ماه دوم از سامانه استفاده می‌کنند، نه در هفته‌ی اول.
• زمان میان درخواست و خروجی در فرآیندی که جایگزین شده، پیش و پس از تغییر.
• تعداد فیلدهایی که همچنان به‌صورت دستی وارد می‌شوند و محل آن‌ها.
• فایل Excel که تیم دوباره به آن بازگشته است، اگر چنین فایلی وجود داشته باشد.

برای شروع، به داشبورد نیازی نیست و یک بازبینی کوتاه یک ماه پس از هر تغییر کافی است. وقتی تعداد سامانه‌ها بیشتر شود، یک داشبورد مدیریتی برای شرکت‌های ساختمانی این اعداد را در یک‌جا نمایش می‌دهد.

هر سامانه‌ای که شرکت به کار می‌گیرد، بخشی از دانش آن را در خود نگه می‌دارد: وضعیت‌ها، کنترل‌ها و قالب‌ها. شرکت باید بتواند داده‌های خود را خروجی بگیرد، مالک کد هر ابزاری باشد که برای آن ساخته می‌شود و یک نفر در داخل شرکت بداند هر سامانه چگونه تنظیم شده است. دیجیتالی‌سازی‌ای که کاملاً به یک پیمانکار بیرونی وابسته باشد، دانش شرکت را جابه‌جا کرده است، نه آن را ثبت.

تغییر به‌صورت مرحله‌ای انجام می‌شود: یک فرآیند تغییر می‌کند و سنجیده می‌شود، سپس فرآیند بعدی. شرکتی که همه‌چیز را هم‌زمان تغییر دهد، مبنایی برای مقایسه ندارد.

اگر مشکل شرکت این است که کسی از ابزارهایی که پیش از این خریده شده استفاده نمی‌کند، نرم‌افزار بیشتر آن را حل نمی‌کند. این مسئله‌ی آموزش و استقرار است و برای شروع آن به ما یا شرکتی مانند ما نیازی ندارید. اما اگر فرآیندی وجود دارد که فقط شرکت شما آن را اجرا می‌کند، این کار در قالب خدمات اتوماسیون اداری و مدیریتی انجام می‌شود.